Imprimer, garder, jeter : pour en finir avec l’angoisse du papier important introuvable, un mot d’ordre : ne pas se laisser déborder. On vous donne la méthode à appliquer pour archiver vos documents administratifs.
Sous quelle forme les garder ?
Si l’original est au format papier, donné en main propre ou adressé par courrier, il faut le conserver au format papier. Sa numérisation ou sa photocopie sera considérée comme une copie et non comme un original. Or présenter un original est parfois obligatoire (diplôme, pièces d’identité…).
Si l’original est au format numérique transmis par courriel ou stocké sur un site internet, gardez-le au format numérique, c’est la version imprimée qui sera considérée comme une copie. Durant toute la période d’ouverture, tous vos comptes clients (banque, assurance, fournisseurs d’énergie…) abritent vos documents numériques, ils sont conservés durant le délai légal, ce qui n’empêche pas de les télécharger au format PDF et de les stocker (ordinateur, cloud, disque dur externe) multipliez les espaces de stockage pour plus de sécurité.
Comment les trier et les organiser ?
- Définissez les grands thèmes de votre classement (impôts, santé, maison, assurances, banques, famille, véhicule, travail) achetez autant de boites archives ou pochettes de rangement que de thèmes avec un brin de couleur pour les reconnaitre du 1er coup d’œil.
- Créez des sous dossiers pour chaque thème, un par enfant, par véhicule, par compte bancaire.
- Placez un mémo des durées de conservation et une fois par an supprimez les documents périmés.
- Créez pour vos documents numériques des dossiers portant strictement les mêmes noms sur votre ordinateur et une fois par an on supprime les documents périmés.
Combien de temps faut-il les conserver ? Quelques exemples.
| Types de documents | Durée de conservation | |
| Assurances | Contrat habitation, voiture, avenants | 2 ans après l’échéance |
| Quittance, avis d’échéance, courriers résiliation | 2 ans après la date du document | |
| Relevés d’informations bonus malus | A vie | |
| Dossiers de sinistres | 10 ans après indemnisation (à vis si séquelles) en cas de dommages corporels
2 ans après l’indemnisation en cas de dommages matériels |
|
| Contrat assurances vie | 10 ans à partir de la date à laquelle le bénéficiaire a eu connaissance du contrat | |
| Banque | Relevés de compte, talons chèques, remise de chèques | 5 ans à partir de l’opération (délai de 13 mois pour contester une opération frauduleuse) |
| Document de compte | 5 ans à partir de la clotûre | |
| Crédits à la consommation, prêts | 2 ans après paiement de la dernière échéance | |
| Famille | Livret de famille | A vie, en cas de perte duplicata possible à la mairie de votre domicile |
| Contrat de mariage, pacs, testaments, legs | A vie, la copie est à demander au notaire | |
| Reconnaissance de dette | 5 ans à compter du remboursement | |
| Bulletins de salaire, contrat de travail, déclarations accident travail | 5 ans | |
| Impôts | Déclaration revenus, avis d’imposition | 3 ans à partir de l’année qui suit l’année d’imposition |
| Avis d’impôts locaux | 1 an (délai de reprise de l’administration fiscale)
3 ans en cas de dégrèvements |
Les documents de la vie courante sont nombreux, un simulateur proposé par service-public.fr permet de vérifier combien de temps conserver vos documents administratifs selon leur nature.
Yves Marie Jardin – Responsable Agence ICOOPA Janzé